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Job Function: Business Support
Job Sub Function: Administration & Secretarial
Job Category:Business Enablement/Support
All Job Posting Locations:Shanghai, China
Job Description:岗位定位(Role Purpose)该岗位将作为 Division Head 的战略性业务与行政支持伙伴,尤其是在 Division Head 新加入组织的阶段,协助其快速熟悉公司文化、组织流程、核心业务和关键利益相关方关系。
除了传统的行政支持职能,该角色在事业部整体运行、沟通管理、节奏搭建及数字化赋能方面具有关键价值。
同时,作为在高度监管行业(医药行业)的核心支持岗位,该角色必须具备极强的合规意识与风险识别能力,确保所有沟通、文件与流程符合法律法规及公司政策要求。
主要职责(Key Responsibilities)业务与管理支持- 为 Division Head 准备关键业务材料,包括会议汇报、业务分析、PPT、沟通简报等,确保信息准确、结构清晰、满足合规要求。
- 业务数据的管理分析,dashboard,对业务有 sense。
- 主动追踪 Division 内的战略项目、跨职能关键事项与行动项,为 Division Head 提供及时、准确的信息反馈。
- 建立并维护重要业务节奏(如月度/季度业务回顾、经营管理会议等),确保流程规范、有序且可追溯。
- 利用 AI 工具(生成式文本工具、自动化数据整理工具等)进行文档草拟、研究摘要、信息整合,提高效率并遵循隐私及合规要求。
- 支持 Division Head 进行行业趋势、政策变化、竞争情报等基础信息收集工作。
办公室运营与协调(Office Coordination)- 管理 Division Head 的日程、会议、差旅、报销与行政需求,确保高效、准确且符合合规标准。
- 与 HR、Finance、GA、市场准入、医学、市场、供应链等跨部门保持顺畅沟通,确保所有流程符合法规和公司政策。
- 负责文件管理与会议纪要的制作与归档,严格维护机密和敏感信息。
沟通与关系管理(Stakeholder & Communication)- 作为 Division Head 的沟通纽带,确保与管理层、大区团队及关键职能部门的信息传递准确、严谨、专业。
- 在 Division Head 不在场时,可作为"第一联系人"筛查信息与请求,判断优先级并把关合规风险。
- 协助新加入的 Division Head 建立组织内部网络,包括关键利益相关方识别及文化适应。
专项支持与 Ad-hoc 项目(Projects & Ad-hoc)- 支持 Division 内部专项工作,如文化活动、管理会议组织、团队沟通计划、流程改进项目等。
- 主动探索数字化与 AI 工具在工作场景中的应用,以提升 Division 整体运营质量与效率,并确保数据安全与合规。
- 根据 Division Head 指派承担小型项目协调与分析任务,确保执行专业、严谨、符合法规。
任职要求(Qualifications)学历背景- 本科及以上学历;行政管理、英语、管理学、人力资源等相关专业优先。
工作经验- 3-7 年相关职业经验;跨国公司 EA/行政支持/业务支持/PMO 背景优先。
- 有支持高级管理者经验,尤其擅长协助新加入组织的领导快速落地者更佳。
- 有医药行业或高度合规行业经验者优先(如医疗、能源、金融等)。
核心技能(Core Skills)- 强沟通能力:中英文流利,书面与口头表达专业严谨。
- 出色的组织与协调能力:能高效处理多任务、多优先级。
- 结构化能力强:擅长总结、逻辑拆解、信息可视化呈现。
- 数字化与工具能力优秀:熟练使用 Excel、Teams、SharePoint、PPT、Outlook 等办公工具。
- AI 工具学习与应用能力:能熟练使用生成式 AI 等工具提升效率,并理解相关隐私与合规要求。
- 风险识别与判断能力:对流程、沟通、文件的合规性具备高度敏感度。
个人特质(Traits & Leadership Qualities)- highly self-motivated:自驱力强,主动性与预判能力优秀。
- Exceptional learning agility:学习能力极强(能快速理解行业知识、关键人物、业务逻辑及流程),熟练掌握 AI 工具。
- 专业与合规性极强(Critical):深刻理解医药行业监管要求,严格遵守公司政策流程,高度保密。
- 成熟稳重:在快节奏、高压力、多任务场景中保持稳定与专业。
- 解决问题能力强、跨部门沟通协调能力突出,具备良好协作精神。
- 高情商(EQ):能与不同层级和风格的同事沟通协作。
- 创新意识:主动探索新方法、新工具、新流程以提升效率。
- 手脚麻利。
Required Skills: Preferred Skills:Administrative Support, Business Behavior, Business Writing, Communication, Customer Centricity, Data Capturing, Document Management, Execution Focus, Microsoft Office, Office Administration, Organizational Knowledge, Presentation Development, Process Oriented, Professional Ethics, Teamwork, Travel Planning, Typing
